🛡️ Configuration des comptes Administrateurs et Coopératives

Le compte Administrateur constitue le cœur de la gestion de votre entreprise sur la plateforme SERA. Conçu spécifiquement pour les dirigeants de coopératives et les gestionnaires de flotte, cet espace à privilèges élevés vous confère un contrôle global sur vos opérations logistiques et commerciales.

Depuis ce tableau de bord centralisé, vous assurez la sécurité de vos recettes, supervisez la configuration de vos terminaux de guichet, affectez vos véhicules aux différentes lignes de transport et contrôlez les habilitations de votre personnel sur le terrain.

1. 🏢 1. Activation de l’Espace Coopérative / Entreprise

L’initialisation de votre infrastructure d’entreprise s’effectue lors de votre adhésion officielle à la plateforme.

1.1. Activation initiale de l’accès

  1. À la suite de la signature de votre contrat, un e-mail officiel d’activation contenant un lien d’accès unique et sécurisé est envoyé à l’adresse de votre direction.

  2. Cliquez sur ce lien pour être redirigé vers l’interface d’initialisation de votre espace d’administration.

  3. Définissez le mot de passe principal de votre compte Super-Administrateur.

1.2. Configuration du profil de la coopérative

Dès votre première connexion, dirigez-vous vers le menu Paramètres Entreprise pour compléter votre identité institutionnelle :

  • Nom légal : Indiquez la dénomination officielle de votre coopérative ou entreprise de transport.

  • Logo de l’entreprise : Téléversez votre logo au format PNG ou JPG via le module d’importation Téléverser le logo. Ce logo sera automatiquement intégré et formaté sur les tickets de caisse thermiques et les billets électroniques générés pour vos clients.

  • Identifiant fiscal (NIF/STAT) : Renseignez vos numéros officiels d’identification fiscale pour la conformité de vos reçus et documents de transport.

  • Siège social : Enregistrez l’adresse de votre bureau principal ainsi que les coordonnées téléphoniques de la direction.

2. 👥 2. Création et affectation des profils d’Agents (Gestion des Guichets)

Pour déléguer efficacement le travail en station tout en protégeant vos données financières, vous devez créer des accès individuels pour chacun de vos collaborateurs.

  1. Accéder à la gestion du personnel

    • Connectez-vous à votre espace Administrateur.

    • Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Icône Administration Panneau d’administration, puis sélectionnez le sous-menu Utilisateurs & Personnels.

  2. Définition et attribution des rôles

    • Cliquez sur le bouton Nouvel Utilisateur pour ouvrir le formulaire d’embauche numérique.

    • Renseignez le Nom, le Prénom et la CIN de l’employé.

    • Attribuez-lui un Rôle strict dans le menu déroulant des privilèges. La plateforme applique le principe du moindre privilège pour segmenter vos activités :

      • Agent de Guichet Ventes : Accès limité au plan des sièges, à l’encaissement et à l’impression des tickets sur son affectation. Impossible de modifier les prix ou d’annuler une feuille de route.

      • Superviseur de Ligne : Autorisé à modifier les affectations de véhicules, attribuer les chauffeurs et valider les feuilles de route officielles.

      • Comptable : Accès exclusif aux tableaux de bord financiers, aux graphiques de recettes et aux exports de données comptables.

  3. Sécurisation de l’accès initial

    • Validez le formulaire. L’application génère automatiquement un Identifiant unique (basé sur le format prenom.nom) et un Mot de passe temporaire.

    • Remettez ces identifiants à votre collaborateur. Lors de sa toute première connexion au guichet, l’application lui imposera de modifier ce mot de passe temporaire par un code secret et personnel avant de pouvoir effectuer sa première vente.

3. 🔒 3. Bonnes pratiques de sécurité et d’audit

La gestion d’un réseau de transport implique des flux financiers continus. Pour garantir l’intégrité de votre comptabilité, appliquez rigoureusement ces consignes de sécurité :

  • Utilisation strictement personnelle : Ne partagez jamais les accès d’un compte Administrateur. Si plusieurs personnes gèrent la direction, créez autant de comptes distincts dotés du rôle 'Admin' que nécessaire.

  • Gestion des départs du personnel : En cas de démission ou de changement d’affectation d’un agent de guichet, connectez-vous immédiatement au panneau d’administration pour suspendre son compte.

  • Clôture de session (Fin de shift) : Formez vos agents à utiliser systématiquement le bouton de déconnexion dès qu’ils s’éloignent de leur terminal ou à la fin de leur horaire de guichet pour éviter toute opération frauduleuse sous leur nom.

Traçabilité absolue & Audit comptable

Chaque interaction avec la plateforme SERA — qu’il s’agisse de la vente d’un billet, de l’annulation d’une réservation, d’une modification de tarif ou de l’encaissement d’une recette — est systématiquement journalisée, horodatée et liée à l’identifiant de l’utilisateur qui a validé l’action.

Ces données d’audit sont inaltérables et consultables à tout moment par la direction depuis le module d’historique de caisse pour garantir une transparence financière totale et éliminer les risques d’anomalies de caisse dans vos stations.